Blog

„Wiemy, jak działa ten proces.”

To zdanie często słyszy się tuż przed rozpoczęciem jego mapowania.

A godzinę później przy tablicy pojawia się:

„Chwileczkę, wy naprawdę robicie to w ten sposób?”

I właśnie dlatego warto mapować procesy.

Czym jest mapa procesu?

To wizualne przedstawienie kolejnych czynności, decyzji, przepływu informacji oraz odpowiedzialności.

Dzięki niej proces przestaje być zbiorem fragmentów znajdujących się w głowach różnych pracowników.

Po raz pierwszy można zobaczyć go jako całość.

Najpierw stan obecny

Najczęstszy błąd?

Rozpoczęcie od projektowania idealnego procesu.

Najpierw trzeba zobaczyć rzeczywistość.

Jeżeli zamówienie przychodzi mailem, ktoś przepisuje je do Excela, później inna osoba wprowadza te same dane do ERP — dokładnie tak powinno znaleźć się na mapie.

Bez poprawiania rzeczywistości podczas jej opisywania.

Kogo zaprosić do mapowania?

Ludzi, którzy rzeczywiście uczestniczą w procesie.

Jeżeli mapujemy realizację zamówienia, mogą to być przedstawiciele:

• sprzedaży,
• obsługi klienta,
• logistyki,
• magazynu,
• finansów,
• produkcji.

Proces bardzo często psuje się nie wewnątrz pojedynczego działu, ale na styku kilku zespołów.

Na co zwracać uwagę?

Szczególnie interesujące są miejsca, w których:

informacja jest przepisywana,

proces czeka,

potrzebna jest dodatkowa akceptacja,

zadanie wraca do wcześniejszej osoby,

brakuje jasnego właściciela,

powstają błędy,

pojawiają się wyjątki,

klient czeka na odpowiedź.

To właśnie tutaj często znajdują się największe możliwości poprawy.

Dopiero później projektujemy przyszłość

Po zrozumieniu stanu obecnego można zaprojektować proces docelowy.

Nie trzeba jednak naprawiać wszystkiego naraz.

Czasami usunięcie jednego niepotrzebnego zatwierdzenia albo przekazywania danych pomiędzy dwoma arkuszami daje większy efekt niż wielomiesięczny projekt technologiczny.

Mapa to dopiero początek

Sama mapa niczego nie zmieni.

Jej wartość zaczyna się wtedy, kiedy na jej podstawie podejmowane są decyzje:

co eliminujemy,

co upraszczamy,

co automatyzujemy,

co standaryzujemy,

kto będzie właścicielem procesu,

jak zmierzymy efekt.

Mapowanie daje firmie wspólny obraz rzeczywistości.

A bez wspólnego obrazu bardzo trudno wspólnie ją poprawiać.