Blog

Procedura ma 42 strony.

Plik znajduje się gdzieś na dysku.

Ostatnia aktualizacja: trzy lata temu.

Nikt do niego nie zagląda.

Formalnie firma ma standard. W praktyce każdy pracuje po swojemu.

Tak właśnie nie powinno wyglądać SOP.

Czym jest SOP?

SOP, czyli Standard Operating Procedure, opisuje ustalony sposób realizacji określonego zadania lub procesu.

Jego zadaniem nie jest produkowanie dokumentacji.

Ma odpowiedzieć pracownikowi na bardzo praktyczne pytanie:

Co mam zrobić, w jakiej kolejności i co powinno wydarzyć się dalej?

Dobry standard ogranicza liczbę niepotrzebnych decyzji w powtarzalnych sytuacjach.

Dlaczego firmom potrzebne są standardy?

Bez standardu wiedza szybko staje się wiedzą konkretnych osób.

Nowy pracownik uczy się od kolegi.

Kolega pokazuje mu swoją wersję procesu.

W innym zespole ten sam proces wygląda już inaczej.

Po kilku latach organizacja posiada kilka sposobów realizacji tego samego zadania i często nie pamięta już, dlaczego część z nich została w ogóle wprowadzona.

SOP pomaga odzyskać powtarzalność.

Dobry SOP powinien być prosty

Procedura nie jest konkursem na najbardziej formalny dokument.

Jeżeli proces można przedstawić na jednej stronie, nie ma potrzeby tworzenia dziesięciu.

W zależności od zadania można wykorzystać:

• krótką instrukcję,
• checklistę,
• schemat procesu,
• tabelę odpowiedzialności,
• zdjęcia,
• instrukcję ekran po ekranie,
• krótkie nagranie.

Forma powinna wynikać z tego, kto i w jakiej sytuacji będzie z niej korzystał.

Standard nie może powstawać wyłącznie przy biurku

Najlepiej znają proces ludzie, którzy wykonują go każdego dnia.

Dlatego tworzenie SOP bez ich udziału często kończy się dokumentem opisującym teorię zamiast rzeczywistej pracy.

Najpierw warto zobaczyć proces.

Porozmawiać z pracownikami.

Sprawdzić wyjątki.

Zobaczyć, co dzieje się w sytuacji idealnej i co dzieje się wtedy, gdy coś pójdzie niezgodnie z planem.

Dopiero później można stworzyć standard.

Najpierw popraw proces, później go standaryzuj

To jedna z najważniejszych zasad.

Nie ma sensu tworzyć perfekcyjnej instrukcji dla procesu, który jest niepotrzebnie skomplikowany.

Najpierw warto usunąć zbędne kroki, uprościć przepływ informacji i określić odpowiedzialność.

Dopiero wtedy powstaje SOP.

W przeciwnym przypadku firma bardzo precyzyjnie opisuje własne marnotrawstwo.

SOP nie jest dokumentem na zawsze

Zmieniają się klienci, systemy, produkty i sposób działania firmy.

Procedura również powinna się zmieniać.

Dlatego warto ustalić właściciela procesu i sposób aktualizacji standardu.

Dobrze przygotowany SOP daje firmie coś bardzo cennego: przewidywalność.

A przewidywalność oznacza mniej błędów, szybsze wdrażanie nowych pracowników i mniejszą zależność od wiedzy pojedynczych osób.